Klant:  Installateur van keukens
Sector: Plaatsing & dienst na verkoop
Groote: 5- 10 medewerkers
Producten en diensten: Microsoft Common Data Service, Microsoft Power Apps, Microsoft Automate, Microsoft OneDrive

Situatie

De klant gebruikt momenteel een ERP om het proces van offerte tot factuur te beheren. Maar de taken voor de opmeting en het plaatsen is niet sterk uitgewerkt. Zo hebben de mobiele werkers zoals de opmeters en installateurs geen link met het ERP en hierdoor wordt alles via mail, whatsapp en telefoon gecommuniceerd. Ook is er in het ERP geen functionaliteit voorzien om deze taken op te volgen, je kan enkel aangeven dat het uitgevoerd is.

Oplossing

Door een oplossing te bouwen binnen het Microsoft Power Platform kunnen we tegemoet komen aan deze tekortkomingen. Uit het bestaande ERP is het mogelijk om een mail te genereren waar alle informatie instaat van het dossier en waarbij ook bijlages worden toegevoegd met plannen en tekeningen.

Backoffice

Deze mail wordt gecapteerd door een flow binnen Microsoft Automate, deze flow vormt de mail om tot een dossier in de backoffice applicatie en zal ook een map aanmaken op OneDrive met alle documenten en foto’s die in bijlage werden toegevoegd. Het dossier krijgt dezelfde nummer als uit het ERP en de status wordt direct op “opmeting” gezet. In onderstaand voorbeeld zal je zien dat voor dossier D.2020.0014 de “Opmeter bevestigde datum” nog leeg staat. Dit komt omdat de opmeter eerst contact moet opnemen met de klant en daarna een definitieve datum moet bevestigen.

Mail gegenereerd door het ERP.

Backoffice met overzicht van de actieve dossiers.

Als een gebruiker van de backoffice klikt op een dossier, dan krijgt hij een detailweergave van het desbetreffende dossier. De gebruiker komt standaard terecht op het ‘Algemeen’ tabblad. Hier is zoals de naam het al zegt alle algemene informatie beschikbaar over het dossier:

• DossierNr,
• DossierType,
• DossierStatus,
• OneDriveURL (link naar OneDrive folder). Bij het aanklikken van deze link opent de overeenkomende OneDrive folder meteen.

Onderaan het tabblad kan de backoffice ook een opmerking neerschrijven waar de opmeters en plaatsers rekening mee moeten houden. Omgekeerd gaat dit ook op  t.t.z. opmeters en plaatsers kunnen vanuit hun app eveneens opmerkingen toevoegen die dan zichtbaar worden voor de backoffice.

Detail van het dossier met een link naar de OneDrive map.

Op het tabblad van de opmeter kan je de status raadplegen, alsook de definitieve datum.

Op het tabblad ‘Opmeter’ is terug te vinden welke opmeter er is toegewezen aan het dossier, de voorgestelde datum voor de opmeting, de definitieve datum voor opmeting en een ja/nee veld als de opmeter zijn opdracht al heeft afgerond.

Op het tabblad van de opmeter kan je de definitieve datum van opmeting terug vinden en nagaan of de opmeting al uitgevoerd is.

Mobiele applicatie

De volgende stap in het proces is de opmeter die een datum moet afspreken met de klant. Dit doet hij aan de hand van een PowerApp. Opmeters en plaatsers hebben geen toegang tot de backoffice en al hun interacties met de dossiers gebeuren via deze mobiele applicatie.

De linkse afbeelding is het startscherm van de app. De opmeter wordt begroet en hij heeft 3 knoppen.

1. Ingeplande dossiers.
2. In te plannen dossiers.
3. Dienst na verkoop.

Beginnen doet de opmeter met ‘In te plannen dossiers’. Na het klikken op die knop, krijgt hij een pagina te zien met alle dossiers waarvoor hij nog een datum moet inplannen.  In dit geval is het enkel het dossier dat net is toegevoegd. Om meer informatie te zien, duid je een dossier aan.

Op de detail pagina vind je volgende gegevens en mogelijkheden terug:

• Algemene klantgegevens (e-mail en gsm aan te klikken om meteen te mailen en te bellen).
• Dossier Type en Status.
• Link naar bestanden. Bij het klikken op deze link, zal de OneDrive app openen en direct de map van het dossier tonen.
• Voorgestelde datum opmeting met daaronder een knop om een definitieve datum in te plannen.
• Opmerkingen met daaronder een knop om een nieuwe opmerking toe te voegen.

Opmeters kunnen ook via de app opmerkingen en foto’s gaan toevoegen. Deze zijn onmiddellijk zichtbaar voor de backoffice.

Van zodra de opmeter zijn werk heeft afgerond bij de klant, dan kan hij zijn opdracht afmelden door op de overeenstemmende knop te klikken onderaan het scherm. Van zodra hij de opdracht heeft afgerond, zal dit ook zo te zien zijn op de backoffice.

Meldingen

Ook meldingen bij gebeurtenissen of veranderingen aan het dossier kunnen uitgestuurd worden. Dit kan bijvoorbeeld een e-mail zijn als een opmeter/plaatser een definitieve datum heeft ingepland.

Impact

Door het slim inzetten van het Microsoft Power Platform kan je eenvoudig jouw ERP uitbreidingen met flexibele en mobiele mogelijkheden! Deze oplossing zorgt ervoor dat:

• De backoffice steeds een actueel overzicht heeft op de lopende dossiers
• De mobiele werker steeds toegang heeft tot alle informatie, documenten en foto’s
• Er veel minder mails, berichten moeten gestuurd worden en dat het aantal telefoons ook drastisch gedaald is.
• Er is tijdswinst en efficiëntie geboekt zowel bij de administratie als bij de mobiele werkers
• Het bestaande ERP kan blijven gebruikt worden voor de andere processen